[非効率]無駄な仕事をしてると感じることが多いのが苦痛…[業務]

こんにちは、サクヤです。

会社で勤めていると「この仕事、本当に必要なのかな?」「これ非効率だな、自分の好きにさせてくれたらな…」なんて思う方は多いのではないしょうか。

今している業務だけでなく、仕事の中でも「無駄だな」とか「必要なの?」と感じることは多々あると思います。

どんな事に無駄を感じているだろうか、こんな無駄などを感じるようになった時はどうすれば良いんだろうか、と言うことを今回はみていこうと思います。

結論から言うと、非効率さを認識できるレベルまで成長しているならより良いところにステップアップするのが良いです。

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どんな事に無駄を感じるか

まずは、仕事をしている上で無駄だなとか非効率的だなと感じるものの中で大きなものを考えていきましょう。

時間的に無駄になっているもの。

まずは「これがなければ自分の業務に集中できるのに」や「これのせいで無駄に長く働く事になった」と言うものをみていきましょう。

  • 朝礼・終礼などの勤務時間外の集まり…これに費やす時間や集まる時間(仮に5分)を毎日使われてるとしたらどうでしょう?1日10分、週で50分もただ働きです。
  • 強制で行くような研修…勉強など成長したい事というのは自発的に動いてこそ身になるものです。なので、行かされてる研修は無駄ですよね。休みの日に行かされてるとかだと、無駄どころか害ですらあるでしょう。
  • 親睦会などの飲み会…これも半強制的なものであれば、貴重な時間を他人時間に費やす事となる大きな無駄になりますよね。仲のいい人同士だけで盛り上がるだけの集まりですよね。
  • 会議…強制的に集まって、業務時間や下手をすれば自分時間をも奪うものですね。ただ聞いておくだけの周知だけならメールや回覧で十分です。ディスカッションのごとく意見が出会ってこそ初めて意味のあるものになりますよね。

いかがでしょうか、自分自身が今の会社に人生を捧げていると言う方なら、このくらい当たり前だと思うでしょう。

しかし「仕事」として今の会社に勤めている場合は、無駄な時間を減らして自分の業務に割いておきたいですよね。

無給での休日の仕事や時間外労働なんて、もってのほかと思いませんか。

作業的に無駄になっているもの。

今度は時間ではなく、業務の中の作業の一環としてあるものに対しての無駄だと思う事についてみていきましょう。

  • 仕組化された仕事…「今までこうしてきたから」「前例がないから」といった理由で絶対に決まった形でしかできないものですね、進化する時代に合わせて業務もアップデートしないと、いくら慣れていても新しい時代に取り残されます。
  • 決まったルール…「この場合はこうしないとダメ」と言った融通のきかないルールですね、世の中想定外の事ばかりです、それ以外を認めないとかだと窮屈な上に無駄になる事が多くなりますよね。
  • 必要ない書類作成…昔からやってるからという理由だけで引き継いだ書類の作成ですね、見返すこともないし提出することもない、こんな書類を作成し続けているとしたら無駄ですよね。
  • コミュニケーションだけのホウレンソウ…ただ話がしたいだけのホウレンソウですね、これをしたからと言って的確なアドバイスや解決方法の提示もなく、相手が記録をとるわけでもない、ただの雑談として処理される話に一々時間を費やすのも無駄でしょう。
  • 簡単な打ち合わせというなの雑談…「ちょっといいですか?」と上司に呼ばれて話に呼ばれたりしますよね、自分の仕事を中断してまでなぜ相手のところに行かないといけないのか、聞いてみたら自分が知ってもどうでもいい話だったりしますよね。

簡単にですが、このような事が日々の業務の中で感じる無駄ではないでしょうか。

ある程度のルールは決めておくべきですし、マニュアルも必要だと思います。ただ、アップデートされない事と、多少の融通もきかないルールが手間を増やしてしまうという事ですね。

雑談としか思えないような話に付き合わされることも無駄ですよね。せっかく自分の仕事に集中してるのに…と思わざるを得ません。

無駄な事を減らすために

上記のような無駄を感じている場合、どうにかして減らしたいなと思いますよね。

どうすれば減らせるのかをみていきたいと思います。

会議等の無駄。

この手の会議や打ち合わせ、ホウレンソウが無駄だなと思う場合ですね。

万が一これらのせいで残業になっているとかだったら、断っていいでしょう。

「今の業務が間に合わなさそうなので、今回の自分の意見が反映する場所があるなら今のうちにお伝えしておきます」

と、会議などに必要な内容をあらかじめ伝えておけば流れを妨げる原因にもならないでしょう。

ホウレンソウにおいても、具体的なアドバイスなどをもらえないようなただの一方通行の場合は「意見やアドバイスはありませんか?」と聞いておいて、無いようなら「自分の力で進めるようにしますね」とその時間を省略できるようにしましょう。

ちゃんとアドバイスがもらえ、的確な事を教えてもらえるのなら話すことも無駄にはならないのでしっかりしたほうがいいです。

自分の意見を聞き入れられず非効率なアドバイスを強制させられる場合は、そのアドバイスをメモしておく事で責められた時に「自分はこう提案しましたが、この方法で行うように支持された」と責任はとってもらえるようにしておきましょう。

順だからさせられてるという場合もありますので、こうして意見をするようになれば要らない話をする機会は減らせます。

飲み会なども、しっかり理由があれば断れるはずですので予定に埋め尽くされる生活にしてみると良いでしょう。その日は〇〇があってと行かなくて済む大義名分が得られます。

作業等の無駄。

世の中も進歩してきていて、昔と比べいろんな事が効率化されてきていますよね。

例えば、クラウド上に保存できるデータなどで一々見せに行く事なく入力してクラウドに上げてしまえば、同期先どこからでも閲覧できるのでその場を開ける事なく仕事の一つが終わらせれますよね。

郵送が必要だったものも、今ではメール等で解決解決する事ができています。

このような感じで、昔のシステムのままで来ている会社や人達に新しいものを取り込む気がなければ、非効率的な仕事をさせられ続けることになります。

特に上司のプライドが高かったり、頑固なタイプには自分の意見で動いてくれる事に価値をみいだすのか、効率的な提案はほぼ無碍(ないがしろ)にされますよね。

※頑固な上司については、こちらの記事参照。

なので、記録的な書類に関しては必要性を確認し「絶対にいる」ものだけをする様にしていくと無駄な作成が減りますよね。あとは、スプレッドシートなどですれば印刷して持っていく必要も無くなるので、より効率的ですよね。

「この仕事はこうするんだ!」と言った昔からの決まりみたいなものもあるようなら、そこに疑問や改善案が思い浮かんだ時に話してみるのも良いでしょう。データなんかで示せるとより効果的ですね。

の作業は何に繋がっているのか?これは本当に必要なのか?こう言った疑問がでて、確信したら聞いてみましょう。誰もなぜ必要なのかわからなかった場合は、無くしてもいい仕事になりますので、作業を減らす第一歩です。

解決策のその先に

非効率だなと感じるようになり、それを解決するにはどうすれば良いかを考え提示する事ができるまでになっていると思います。

この提示した意見で会社が効率化されていけば、会社からの評価も期待できるでしょうね。

ただ、意見も聞き入れてもらえず変わらない様であれば、選択肢はかぎられてきます。

  1. 自身の評価を地道に上げていき、意見の通る立場になる。
  2. より効率的なシステムの会社に移る。

大きく分けるとこんな感じになります。第3案として我慢するという方法もありますが、人生の無駄遣いな気がするのでおすすめしません。

まず取るべき行動。

どちらの理由にしても、自分のさらなるスキルアップは必要になってきます。自分の仕事を効率化し、人よりも的確で早く終わらせられる。この位にはなっておきたいですね。

なぜなら、ここまでの作業効率を持った人材なら今の会社での評価も上がるでしょうし、新しいところを見つけた際でも、即戦力として働く事ができるからです。

学生時代を振り返って、自分が何かを聞こうと思った時は自分と同じくらいの友人より、クラスで成績の良い友人に聞きに行きませんでしたか?

やはり、できる人はそれだけ頼られ評価されるという事ですね。

上を目指す。

スキルアップし、様々なところの改善策が浮かぶくらいに成長しているのに、会社側(または上司)が受け入れてくれない場合は、より良い会社を探したり独立していくのも一つの案ですよね。

「守・破・離」という考え方がありますが、素直に守って仕事をし→自分なりの効率的な手法もできる→となれば離れて行くことも一つの道です。

離れる事によって、見えなかった世界もさらに見える様になり自分自身もレベルアップできますので、少しでも若い時に成長と挑戦の機会は大事にしていきたいところです。

嫌で止めるのではなく、物足りなさで辞めるという事は自分自身にあってない…会社の器より自分が大きくなった!くらいの気持ちで捉えましょう。

それでは、今回はここまでにします。

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