やるべきタスクを決めてたものの終わらなかった…
アレをしよう、コレをしようと思ってたのに1日が終わった…
こんな経験ありませんか？
休みの日にしようと思ってたのに、気がつけば休日が終わってた。
私もよく経験しました…
どうにか防ぎたいですよね。
今回は、決めてたタスクをこなす為の方法をお話しします。
やりたい事が出来ずに終わった…
そんな経験がある方にはいい方法ですね。
上手に時間を使う為にできること
時間の飢餓感、現代人の特徴の一つと言われますよね。
いくら時間があっても足りない！
そんな感覚に襲われている事です。
※参考記事として、こちらを参照。
この感覚を減らすことも対策の一つです。
どんな状況か把握する
頭がパニクってしまってるので、余計にパフォーマンスが落ちる状況です。
なので、まずは自分の置かれている状況を把握しましょう。
- 何をしようとしているのか
- 何をしなくてはいけないのか
- 何をしたくてたまらないのか
- どうでもいい事まで考えてないか
こう言ったことを、しっかり整理することも大切ですよね。
状況が頭の中で整い出すとパニックもおさまります。
つまり、平常心で物事をこなせる様になるわけですね。
まずはパフォーマンスを取り戻しましょう。
優先順位をつける
頭の中を整理したら、次は順番ですよね。
明日提出する書類を差し置いて、部屋の大掃除。
こんな事をしていたら、夜に焦るのは当然です。
なので、上記で整理した内容を以下の順番に当てはめてみましょう。
- 緊急性が高く、重要性の高いもの
- 宿題や書類などの締め切りがあるもの
- 緊急性が高いけど、重要性は低いもの
- 電話や飲み会など誘われたもの
- 緊急性は低いけど、重要性は高いもの
- 試験勉強や読書など将来の自分に役立つもの
- 緊急性も低く、重要性も低いもの。
- 掃除や趣味などのその時の為のもの
このような分類ができますよね。
時間管理マトリックスなんて言いますよね。
詳しく知りたい方には、こちらの本をオススメします。
次は整理した物を、どの番号に当てはまるかを分類してみましょう。
ここまででも、だいぶ頭の中がスッキリしてきませんか？
いつやるのかを決める
ここまで整理してくれば、あとは簡単ですね。
その整理したタスクをいつするかを当てはめていくわけですね。
来週月曜に会議がある、日曜はリフレッシュしよう。
となると、ちょっと待って！
会議の資料は終わったの？
と、なるわけです。
まずは、１番に該当するものを終わらせていく。
コレを目安にスケジュールを組めばわかりやすいですよね。
１番がスケジュール上でわかってたら２番の様な用事が出てきても、こう言えます。
「ごめん、明日までの資料制作をしてるからまた今度」
そして、当てはめたスケジュールを見れば空いているところも可視化できますよね。
こうなって来ると時間の飢餓感はかなり軽減されます。
つまり、しっかり把握して見えるようにすることが大切と言う事です。
なので、ここまでの話は紙とペンがあるといいですね。
ぜひ、紙に書き出して頭の中をしっかり整理していきましょう。
上級テクニック
せっかくここまで読み進められたやる気のある方は、今から話す手法も使えると思います。
スケジュールにしてみたものの、なんか上手くいかない。
予定が狂いまくり…
そんな挫折しまくった私が行き着いた手法です。
その名も「タイムボクシング」です。
自分で自分を管理できないなら、時間に管理してもらおうと言う事ですね。
タイムボクシングとは
時間をボックスとして管理するからボクシングですね。
最初やるべきことは同じです。
自分がやるべきことをリストアップしましょう。
できれば、上でお伝えした方法で1ヶ月の大まかなスケジュールは組みましょう。
その中で以下の手順をしてみてください。
- その週にやることをリストアップ
- 優先順位をつける
- 1日の予定を時間で区切る
- 空いている時間を見つける
- その空いているスペースにタスクを埋めていく
あとは出来上がったスケジュール通りに動くだけですね。
注意点
かなり簡単で使いやすい手法なのですが、使い慣れないと失敗します。
そんな失敗を防ぐための方法もお話しします。
方法というか注意点ですね。
- やるべきタスクは2〜３個に絞る
- 作業にかかる時間を思っているより長く取る
- 作業の前後に少しの余裕を持つ
コレらには気をつけておいた方がいいです。
やるべきタスクが多すぎると、当たり前ですが破綻します。
24時間と言う人間に与えられた時間は変えられません。
あと、人間自分の能力を意外と高く見積もりがちです。
この本1時間もあれば読めるだろう。
それが1時間半以上かかったり、昼までには終わる予定が食い込んだり。
経験ありませんか？
こうしたことが起こるので、慣れるまでは思ってるより長めに時間をとりましょう。
最後の前後の空白も似た様なことですね。
思わぬ突発的な出来事で時間が長引いた際の対策です。
余裕を持っていると、多少過ぎても次のタスクまで余裕がある。
つまり、スケジュールの破綻が起きないわけですね。
メリットは？
こんな面倒な事をしてまでスケジュール組むのはな〜
と、せっかくのやる気が下がってませんか？
そんなやる気を復活させるべきメリットをご紹介。
- メリット１
- 緊急性が高いけど、重要性は低いものが減らせる
- スケジュール通りなのでタスク切り替えの時の脳への負担が減る
- メリット２
- 時間管理が上手くなる
- 自分の時間の見積もりが把握、修正できる
- 自信過剰にならずに済む
- メリット３
- 完璧主義ではなくなる
- リミットを儲けることのメリット
※完璧主義についてはこちらの記事参照
こう言ったメリットが挙げられます。
メリット関係なく、このくらいならやってみよう！
そんなやる気に満ちた人も。
こんなメリットがあるならやってみようかな。
そう思った人も、試してみるのだけなら簡単ですよね。
まとめ
時間管理で必要なこととして。
- 状況を把握する
- タスクを整理する
- いつやるのか当てはめる
コレらが大事だと言うことですね。
その中で、役立つ手法の一つタイムボクシング。
- やるべきタスクを3つまで
- 時間をブロックにして
- スケジュールに入れていく
- あとはその通りに動くだけ
スマホのカレンダーなんかを活用して上手く当てはめてみてください。
紙がいいんだよ！
そんな方には、私が使ってたこちらをお勧めします。
今はスマホも進化しまくってるので、スマホでもいいでしょうね。
